Hay mucho trabajo en la planificación de una boda, desde la elección del pastel hasta la del lugar de celebración. Hay docenas de pequeños detalles que se seleccionan con un propósito y un razonamiento. Por eso, cuando ocurre algo que te obliga a hacer cambios de última hora en tu plan, puede ser más que un poco frustrante: ¡puede ser francamente estresante! Pero antes de perder totalmente la cabeza, respira profundamente y considera tus opciones. No es el fin del mundo, y ni siquiera es el fin de tu día especial, sólo un pequeño contratiempo en el camino. Así que aprende cómo afrontar los cambios de planes de boda última hora.
Cómo afrontar los cambios de planes de boda última hora
Aprende cómo afrontar los cambios de planes de boda última hora…
Plan de contingencia
Ahora bien, como todo planificador profesional de eventos y gestor de proyectos sabe, debes tener un plan de contingencia para cada situación posible que pueda ocurrir. Cuando planifiques tu boda, realmente debes considerar hacer uno también.
Es literalmente imposible tener en cuenta todo lo que podría salir mal en tu boda, pero debes intentar cubrir tus bases en la medida de lo posible. Por ejemplo, ¿qué harás si el fotógrafo de la boda se pone enfermo? ¿O si empieza a llover? Este plan no sólo debe enumerar las cosas que pueden salir mal, sino también cómo las manejarás en detalle. Crear una lista de estrategias para el desastre puede parecer estresante por sí mismo, pensando en todas las cosas que podrían salir mal, pero al final está ahí para ayudarte a evitar un colapso.
También querrás tener a alguien de apoyo que te ayude a ejecutar estos planes. La preparación del día de la boda te mantendrá ocupada, por lo que no tendrás tiempo para llamar a un pedido de comida de última hora y, desde luego, no para buscar listados para un fotógrafo de sustitución. Los organizadores de bodas son profesionales experimentados que pueden manejar todas estas cosas con eficiencia, pero si no quieres pagar por un profesional, asegúrate de tener a alguien en quien confíes y que no se doblegue bajo presión.
Cambio de fecha
Desgraciadamente, hay circunstancias -una muerte en la familia o que alguien caiga enfermo- que pueden hacer absolutamente necesario cambiar la fecha de tu boda. Aunque esto puede causar mucho caos, puede ser totalmente inevitable. Si te encuentras con que tienes que cambiar la fecha por cualquier motivo, es importante que te mantengas lo más tranquila posible durante toda la transición.
Asegúrate de tener una nueva fecha y un nuevo lugar (si es necesario) cuando empieces a hablar con tus invitados y proveedores sobre el cambio de plan. Ten en cuenta que algunas de las personas que han confirmado su asistencia pueden no estar disponibles en otra fecha por motivos de tiempo libre, conflictos de horarios o problemas económicos. Haced lo posible por encontrar algo que funcione para el mayor número de personas posible y tratad las cosas con calma.
En este caso, también es útil tener un seguro de boda, ya que te evitará el coste de los depósitos perdidos o las cancelaciones de tus proveedores.
Cambio de lugar de celebración
A veces los lugares de celebración se cancelan. Cierran, se exceden accidentalmente en sus reservas, se les revientan las tuberías; la lista continúa, pero cuando esto sucede, se encontrarán sin un lugar y con la necesidad de algunos cambios rápidos. Esto puede ser un acontecimiento devastador y estresante, pero hay formas de evitarlo.
Si te ocurre esto, lo primero que debes hacer es intentar que te devuelvan el dinero. Lo más probable es que el local esté dispuesto a devolverte el dinero si el cambio se debe a un error o accidente por su parte, o puede que tengas un seguro que lo cubra. En cualquier caso, querrás recuperar ese dinero para utilizarlo en el nuevo lugar. Mientras te informas sobre el reembolso, comprueba si el local tiene una respuesta a tu problema. Es posible que posean otro edificio que puedas utilizar o que conozcan un lugar cercano.
Una vez que tengas un nuevo lugar, comunícalo a tus proveedores lo antes posible. Incluso puedes avisarles antes de que hayas conseguido un nuevo lugar, ya que es posible que tengan algunas recomendaciones que hacerte; al fin y al cabo, es probable que estén bien relacionados con el negocio de los eventos.
Por último, ponte en contacto con ellos o con tu lista de correo masivo para que todos tus invitados lo sepan de inmediato.
Cancelación de proveedores
También debe estar en tu plan de contingencia tener proveedores de respaldo en su lugar. ¡Y tener copias de seguridad de tu copia de seguridad! Es poco probable que un proveedor de renombre te cancele por completo; es más probable que designe a uno de sus asociados para que lo sustituya. Esto puede ser frustrante si ya has llegado a conocer a tu proveedor íntimamente y ahora tienes que trabajar con alguien nuevo, pero es mejor que nada.
Si te cancelan por completo, acude a tu contrato inmediatamente. Probablemente, en alguna parte se indique que tienes derecho a un reembolso completo en situaciones que sean culpa del proveedor. Por eso es importante que te asegures de leer tus contratos antes de firmarlos cuando se trata de cualquier cosa.
Tener a mano una lista de posibles sustitutos te facilitará la tarea de última hora, así que investiga con tiempo. Anota los números de varios negocios que trabajen en pasteles, flores, comida, etc. para que puedas hacer pedidos más pequeños con muchos si nadie puede satisfacer todas tus necesidades en el último minuto.
